Las vacaciones de invierno suelen asociarse con una baja de actividad en algunas áreas de las empresas, pero en muchas organizaciones ocurre lo contrario: las operaciones continúan, las plantas siguen funcionando, las obras avanzan y los contratistas mantienen su ritmo. En ese escenario, la licencia de parte del personal que controla documentación, habilita ingresos o realiza auditorías puede dejar expuestos procesos críticos que dependen de personas, planillas de cálculo, cadenas de correos electrónicos o controles manuales.
“No se trata solamente de cubrir una ausencia temporal. Las vacaciones ponen a prueba si una empresa realmente tiene control sobre su estructura tercerizada”, dijo Francisco Costa, fundador de Certronic y Laborem. El directivo planteó que, cuando faltan quienes sostienen esos circuitos, la continuidad operativa puede quedar atada a respuestas improvisadas, en lugar de procesos estandarizados.
El desafío se amplifica por el peso de la tercerización en la economía argentina. Industrias manufactureras, compañías energéticas, constructoras, operadores logísticos, agroindustrias, empresas mineras, laboratorios, cadenas comerciales y prestadores de servicios dependen de trabajadores externos para tareas de mantenimiento, limpieza, seguridad, transporte, montajes, obras, reparaciones, soporte técnico o funciones vinculadas con higiene y seguridad. Ese esquema exige controlar quién trabaja, dónde lo hace, con qué documentación, bajo qué cobertura y con qué nivel de habilitación para ingresar a una planta, una obra o un establecimiento.
La gestión documental también se vincula con la gestión del riesgo. Los indicadores que publica periódicamente la Superintendencia de Riesgos del Trabajo sobre accidentabilidad, siniestralidad y contingencias laborales reflejan la importancia de conocer en todo momento quiénes desarrollan tareas dentro de cada establecimiento y bajo qué condiciones.
A ese marco se suma la reciente reforma laboral. La modificación del artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo estableció que la empresa principal podrá quedar eximida de la responsabilidad solidaria respecto de obligaciones laborales y de la seguridad social de contratistas y subcontratistas, siempre que acredite haber realizado los controles documentales previstos por la legislación. En consecuencia, contar con información actualizada, trazable y disponible adquiere implicancias jurídicas.
En este contexto, la digitalización busca centralizar requisitos, vencimientos y observaciones en un único entorno, en especial cuando existen varias plantas con metodologías dispares. Un informe de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Austral indicó que tres de cada diez empresas argentinas todavía planifican procesos mediante planillas de Excel y que menos del 5% alcanzó un nivel real de madurez digital.
“Las empresas no necesitan enterarse el lunes a las siete de la mañana de que un recurso no puede ingresar”, dijo Costa, al referirse a la necesidad de anticipación para evitar frenos operativos. En esa línea, la incorporación de inteligencia artificial apunta a automatizar lectura y clasificación de documentación, detectar inconsistencias e identificar vencimientos y desvíos antes de que generen un problema operativo o legal.
En términos de escala operativa, la compañía señaló que administró más de 60.000 contratistas, 900.000 recursos, 160.000 vehículos, 28.000 maquinarias y 120.000 usuarios activos, además de haber auditado 28 millones de documentos, y que durante ese año incorporó 40 nuevos clientes y registró 100.000 nuevas altas.
