Importancia de la gestión del tiempo

Ejemplos:
• Un gerente está muy orientado a la tarea y los resultados, pero poco a la gente; entonces se dispone a prestarle más atención a sus colaboradores.
• El dueño de una empresa, con características de work alcoholic, ocupa demasiado tiempo en su trabajo, en detrimento de la relación con su familia; a raíz de problemas consecuentes, se propone superar tal desequilibrio.
• Un joven profesional decide cursar un MBA para potenciar su carrera; por lo tanto, debe acomodar sus horarios de trabajo, como así también reducir su dedicación a otros campos de la vida.

La gestión del tiempo personal tiene tres grandes campos de acción:
1- A qué uno va a dedicar su tiempo.
2- Cómo manejar las relaciones interpersonales.
3- Cómo utilizar los recursos.

En esta oportunidad nos concentramos en el primer campo. Al final hacemos una breve referencia a los otros dos.
Para abordar inteligentemente este primer campo, un primer paso es tener claro a qué uno dedica actualmente su tiempo. Las investigaciones señalan que las personas suelen tener una idea algo distorsionada al respecto, en mayor o menor grado. A fin de superar esta limitación, es recomendable llevar un registro durante un periodo “equis” (podría ser una semana), anotando cronológicamente cada actividad específica y el tiempo consumido por ella.
Al cabo del periodo corresponde hacer un resumen agrupando por grandes categorías las actividades y obteniendo el total de horas de cada categoría. Un primer nivel de clasificación puede ser el de los campos de la vida: relaciones interpersonales (pareja, familia y amigos), trabajo, comunidad, educación, salud, recreación y espiritualidad (religiosa o no). A su vez, cabe dividir cada campo en subcategorías en función de lo que sea más interesante para el análisis; por ejemplo, la dedicación al trabajo puede desglosarse por tipo de tarea.

A partir de dicho conocimiento, hay tres estrategias fundamentales a revisar:
1. El planeamiento y la ejecución de las tareas propias.
2. La delegación de tareas en otras personas.
3. La autonomía personal.

En cuanto a la primera estrategia, es clave identificar cuáles son las actividades prioritarias; por ejemplo, aplicando un ABC. Aquí hay tres conceptos a tomar en cuenta:

• La distinción entre lo importante y lo urgente, que da lugar a cuatro alternativas: importante y urgente (en principio, lo más prioritario), importante pero no urgente, urgente pero no importante, y no importante ni urgente.
• El llamado “principio de Pareto” que dice que 20% de los factores (en este caso, las actividades) causa 80% de los resultados.
• La aplicación de la metodología de planeamiento estratégico a la situación individual, que implica realizar un análisis estratégico (oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades), la identificación y priorización de cuestiones estratégicas claves, y la formulación de objetivos y estrategias fundamentales. 

La clarificación o fijación de prioridades sirve de base para encarar debidamente:
• La eliminación de actividades improductivas.
• El planeamiento de actividades a realizar, previa definición de los objetivos pertinentes. En este orden, en general es conveniente elaborar distintas listas de acciones, según el horizonte de planeamiento, desde la programación del día hasta el planeamiento a largo plazo.
• La elección de tareas a delegar, lo cual lleva a la segunda estrategia. Aquí juegan todos los conceptos y técnicas inherentes a una delegación afectiva.
La tercera estrategia es disponer de cierta autonomía, a fin de facilitar el manejo adecuado de las otras dos estrategias señaladas, como así también otros aspectos de la gestión del tiempo. En este sentido es interesante la distinción entre “tiempo controlado” y “tiempo de respuesta”. Se da el primero cuando uno se ocupa de lo que elige hacer; por ejemplo, encerrarse en la oficina para analizar un informe. Se da el segundo cuando uno se ocupa de algo a instancias de otro; por ejemplo, suspender lo que se está haciendo para responder a un e-mail recién recibido que contiene un pedido urgente.
La distribución entre tiempo controlado y tiempo de respuesta plantea una cuestión de equilibrio: demasiado tiempo controlado suele atentar contra la comunicación con los demás; demasiado tiempo de respuesta perjudica la concentración necesaria para encarar debidamente determinadas tareas. Cada individuo habrá de encontrar su mejor ecuación al respecto, en función de las demandas del entorno y de sus propias necesidades y preferencias.
Un enemigo del tiempo controlado y de la dedicación a lo prioritario son las interrupciones. Existen dos tipos de interrupciones: las que generan los demás y las disparadas por uno mismo. Las primeras comprenden las llamadas telefónicas, los mensajes urgentes, las visitas inesperadas, etc. Las segundas radican en actitudes como la ansiedad, la inconstancia, la curiosidad, etc. En general, es conveniente tomar medidas contra las interrupciones, sujeto a lo dicho en el párrafo precedente acerca del equilibrio entre tiempo controlado y tiempo de respuesta. Las medidas contra las interrupciones de los demás pueden ser mecanismos de “filtrado”, aislamiento, acuerdo sobre “periodos de tranquilidad”, etc. Las medidas contra las interrupciones de uno mismo entrañan cambios de hábitos, que suelen ser difíciles de lograr.

Para terminar haremos una breve referencia a los otros campos mencionados, en cuanto a la gestión del tiempo:

• El manejo de las relaciones interpersonales incluye el desarrollo de una comunicación efectiva, la eficiencia en los procesos de resolución de problemas y toma decisión, y la productividad de las reuniones.
• La utilización de los recursos disponibles abarca el manejo de la información, la organización de la oficina, la productividad de la secretaria o asistente (si lo hubiere), y el aprovechamiento de los tiempos “muertos” (viajes, esperas, etc.).
Para cada una de las estrategias señaladas existen diversos factores de pérdidas de tiempo, que estriban en comportamientos propios o presiones externas. Ejemplos de los primeros, respecto del planeamiento y ejecución de tareas, pueden ser: el intentar demasiado, la carencia de autodisciplina, la incapacidad de decir no, las postergaciones, etc. Ejemplo de las segundas, respecto de la autonomía, pueden ser: el estilo del jefe, demasiadas interrupciones, la demanda de los clientes, etc.
En general, no es difícil identificar los factores directos. El problema mayor suele radicar en remover sus causas. En el caso de los comportamientos propios intervienen los rasgos de personalidad; por ejemplo, el individuo del tipo “caminante se hace camino al andar” (El P según el modelo de Myers-Briggs) que es reacio a planificar, el perfeccionista que tiene dificultades para delegar, el introvertido que abusa del tiempo controlado, etc. En el caso de la presión ajena juega la capacidad de influencia; por ejemplo, lograr una mayor productividad de las reuniones, cambiar de secretaria, etc. La gestión del tiempo requiere analizar las causas de los problemas y encarar los cambios correspondientes en el comportamiento.