La eficiencia financiera volvió a ocupar un lugar central en la agenda del top management, pero la gestión del gasto corporativo continúa, en muchos casos, atada a procesos manuales, sistemas fragmentados y un uso limitado de inteligencia artificial (IA). Esa combinación se traduce en costos mayores, errores evitables y menor capacidad para tomar decisiones a tiempo.
En ese escenario, Alan Karpovsky, co-founder y co-CEO de Mendel, enumeró cinco fallas frecuentes que, incluso en organizaciones grandes, encarecen el gasto. El primer error, que definió como el principal, es no incorporar la IA a los procesos. El directivo sostuvo que hoy la tecnología puede asistir en tareas operativas a lo largo de todo el ciclo de gastos, desde la revisión de consumos hasta la automatización de controles y auditorías.
“Hoy la IA está en un punto en que es capaz de asistir en la ejecución de distintas tareas operativas en cada etapa del ciclo de gastos”, dijo Karpovsky, co-founder y co-CEO de Mendel. En la práctica, describió usos como la asistencia en reservas de viajes corporativos y el procesamiento y validación de comprobantes por email o celular. Entre los beneficios listó mayor precisión, menos errores, cumplimiento fiscal automático, cierres contables más rápidos, menor carga operativa, visibilidad en tiempo real y simplificación de procesos para los colaboradores.
El segundo error es seguir dependiendo de circuitos manuales y planillas. Karpovsky planteó que, aunque extendidas, estas prácticas incrementan la carga operativa y afectan la confiabilidad de la información, además de limitar la posibilidad de escalar. “Amamos las planillas de cálculo, pero además de la gran carga operativa, el problema principal es la falta de confiabilidad de la información y la imposibilidad de escalar”, dijo. Como alternativa, propuso automatizar el ciclo completo del gasto, desde la captura hasta la contabilización.
El tercer punto es operar con sistemas fragmentados. Cuando pagos, gastos y contabilidad conviven en plataformas separadas que no se integran, aparecen reprocesos, inconsistencias y falta de trazabilidad. En términos operativos, esto implica más tiempo dedicado a conciliar información que a entenderla y, en algunos casos, llegar tarde a los datos necesarios para decidir.
El cuarto error, según el ranking, es el enfoque reactivo: auditar después de que el gasto ocurre en lugar de prevenir desvíos. Karpovsky indicó que la tecnología actual, combinada con IA, permite implementar controles en el momento del gasto, con políticas automatizadas, límites y validaciones que aportan visibilidad en tiempo real.
En quinto lugar ubicó tratar el gasto como un problema operativo y no estratégico. “Creo que uno de los errores más persistentes es subestimar el impacto del gasto en el negocio”, dijo Karpovsky. En su planteo, con datos claros y ordenados, el gasto puede transformarse en información estratégica para optimizar presupuestos, mejorar la asignación de recursos y tomar decisiones con mayor precisión.
