Las fusiones y adquisiciones involucran, habitualmente, un rediseño de la infraestructura de las empresas participantes de la operación. Por su importancia estratégica, no sorprende que el área de sistemas sea una de las mayores prioridades a la hora de encarar la nueva etapa de vida en común.
El caso de Mapelan San Juan no fue la excepción a esta regla no escrita en el mundo de los mergers: cuando esta firma familiar dedicada a la producción, venta y exportación de productos de librería, pizarras y muebles de oficina, incorporó como accionista a la alemana Edding AG, a principios del año pasado, la decisión de reformular los sistemas de la compañía no se hizo esperar.
“Las necesidades surgieron a partir de que Mapelan comenzó a ser parte de una empresa multinacional”, corrobora Andreas Hase, director de la firma. “Por ejemplo, necesitábamos tener el manejo de la información en tiempo real y disponer de todos los datos desde las distintas áreas de la empresa.”
Hasta ese momento, la planta industrial, ubicada en la provincia de San Juan, se manejaba con un sistema precario e independiente del resto de los sectores de la empresa. Mucha información se perdía ya que los sistemas de planta no eran compatibles con los de administración. “La tecnología con la que nos manejábamos databa de 1988. Cada vez que se necesitaba un inventario debíamos recurrir a una planilla de Excel”, explica Andrés Alster, gerente de compras y producción de la empresa, a cargo del proyecto.
Experiencias y propósitos
Que la elección del sistema haya recaído en SAP también fue consecuencia de la reforma de la composición accionaria de Mapelan. “SAP es la firma con la que trabajamos en Alemania”, informa un satisfecho Andreas Hase, al tiempo que revela la inversión que demandó el proyecto: US$ 250.000.
Tanto el director de la empresa como su gerente de compras y producción desmienten una premisa generalmente asociada con las implementaciones: que la intención de modernizar la infraestructura tecnológica de la empresa tiene que ver, necesariamente, con la reducción de sus costos. “No fue ésa la meta. Se trató, en realidad, de mejorar la atención al cliente”, subrayan ambos.
¿Cuáles eran los requisitos a cumplir para alcanzar este objetivo? Desde Mapelan se enumeran los siguientes: mejorar los procesos administrativos, hacer más eficientes las comunicaciones internas y externas y disponer de toda la información en línea. En suma, llevar a la realidad la idea de la oficina sin papeles.
“Además, con este caso se lanzó al mercado la oferta de BDO para este tipo de compañías”, comenta Gustavo Schutt, socio de BDO Consulting. Fue esta reconocida firma internacional la que, una vez efectuado el relevamiento de las necesidades de la empresa, comenzó sin más trámite la reconversión hi tech de Mapelan.
Damián Szulman, director de BDO y líder de proyecto en el caso Mapelán señala que se trabajó con cuatro módulos de Easy Sap: “El de administración y finanzas, que mejora el control crediticio y brinda en línea cuál es la posición de la empresa en los bancos; compras y abastecimientos, que permite automatizar importaciones, pedidos de clientes e integrar las áreas de compras, producción y ventas; el módulo de ventas que permite, por ejemplo, identificar los 18 tipos de descuentos que efectúa Mapelan (por producción, por temporada, por tipo de cliente, etc.) y, por último, el módulo de producción, que fue el que más demoró porque, finalmente, le permitió a la empresa conocer los verdaderos costos de producción”.
Todos coinciden en que la implementación resultó una tarea relativamente fácil, considerando además que, de los tres meses que insumió el cambio tecnológico, entre 40% y 50% del tiempo se dedicó a la capacitación. Hase y Szulman se ocupan de dejar en claro que los cambios no provocaron la reducción de un solo puesto de trabajo. “Al contrario, el personal de la empresa se incrementó en 10%”, se enorgullece Hase.
El futuro
El propósito de la empresa es, efectivamente, no reducir personal y duplicar su facturación con la misma infraestructura con que cuenta hasta este momento, con algunos otros desarrollos. “La funcionalidad de los módulos”, explica Szulman, “permite planificar toda la producción”. “Esto se logra redefiniendo los canales y creciendo dentro de este mercado”, agrega Hase.
Hacia esta meta apunta, precisamente, el inminente lanzamiento de un sitio business to business (B2B). El portal permitirá a clientes y proveedores acceder directamente al sistema. De esta manera, el usuario podrá disponer los catálogos de la empresa (integrados con los de Edding de Alemania a partir de la implementación), realizar los pedidos y mantener el seguimiento de la operación, todo desde la pantalla.
“Era el momento de empezar con el portal, aprovechando todo lo que nos permite SAP”, explica Hase. El sitio, también desarrollado por BDO, demandó una inversión estimada entre US$ 50.000 y 60.000. “El cliente carga y genera su pedido. A los ojos de SAP, el cliente es un usuario más”, describe Damián Szulman.
Como siempre cuando de B2B se trata, el desarrollo del sitio dependerá de cuántos de los clientes de Mapelan adopten la nueva herramienta. Por ahora, las estimaciones se sitúan en alrededor de 80 o 90, algo menos de 20% del total, y representativos del sector de grandes clientes de la empresa.
Mapelan, que también este mes concreta un joint venture con la chilena Rhein, apuesta a acentuar su perfil exportador. Por lo pronto, y luego de haber concretado un envío a la península escandinava, la firma exporta a Brasil, donde una subsidiaria distribuye sus productos.
| Números La firma Mapelan |